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埼玉県所沢市北秋津724-5-103

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中小企業のマイナンバー制度への取組

中小企業のマイナンバー制度への取組

中小企業様向けの報酬改定をしました

 マイナンバー対応がほぼ固まりました。少人数の会社様も安心してご利用いただける様な報酬体系としました。ご検討をお願いします。

詳しくはこちらをクリック

中小企業様へのご提案

 

 漏えいリスクが最も低い保管方法を中心としたマイナンバー対策を提案します。

 

 中小企業のマイナンバーへの対応について情報提供いたします。内容は、次のものになります。

 1.取得

   ① 取得方法

   ② 取得時期

 2.保管

   ① 保管方法

 

1.取得

①取得方法

 マイナンバーを取得するための事前準備が必要です。それは

(1) 就業規則の変更、マイナンバー取扱規程の制定及び従業員への周知

(2)マイナンバーを取り扱う者の決定、その者の教育、誓約書の取得です。

 ア)取得(報告)方法の決定

      取得方法は、新規採用者とすでに働いている従業員と分けなければなりません。

 一 新規採用者の取得方法

 番号法では、「本人確認」+「番号通知カード」又は「個人番号カード」で取得することを求められています。

 二 すでに働いている従業員から取得する場合

 小規模事業者は、雇用関係が明らかな場合などは、番号確認だけでよいこととされています。(出典:内閣府 チェックリスト)

 イ)使用目的の明示

  取得(報告を受ける)する場合には、使用目的を明示しなければなりません。マイナンバーが使用される場合は、「税務」「社会保障」「災害対策」の3点です。

 ※上記ア)及びイ)は、就業規則等に規定し、従業員に周知する必要があります。

 ウ)保管方法

  会社様が、当事務所が発行するID、パスワードを使って、クラウドにアクセスし、アップしたものを保管庫に保管します。その際、すべての通信は、自動的に暗号化します。

 暗号化といっても、自動的に行われるので、メールを打つ感覚で通信できます。

② 取得時期

  収集、取得に期限は義務化されておりませんが、事務的なこと、収集漏れ等を考えますと給与支払い時に収集、取得が効率的です。それも1月にできれば終わらせておきたいものです。2度手間、3度手間を考えますと、一気に済ませるのがよろしいかと考えます。

 厚生労働省のガイドブック事業者編P5の記述によれば、「既存の従業員、被扶養者分の個人番号について、平成28年1月以降のいずれかの時期に、健康保険組合、ハローワークにご報告のお願いをする予定」となっております。全従業員のマイナンバーを取得する必要があります。

 

保管方法

 一部の大企業では、大手コンピュタ-会社での収集・保管を検討しているようですが、中小企業では、多額の費用はかけられません。現実的なのは、社会保障の分野の専門家、社会保険労務士に対応を任せることだと考えます。

  当事務所では、中小企業の情報漏えいの80%が従業員の、過失、故意によるものというデータから、クラウド保管を提案します。

 ちなみに従業員の過失による情報漏えいとは、紙ベースまたは、パソコンを持ち歩き、置き忘れたり、落としたりして漏えいさせるものを言います。

 従業員の故意によるものとは、紙ベースのものをコピー、撮影し持ち出すもの、または、パソコン内からUSB等により持ち出すものを言います。

 ハード的に考えると、紙ベース保管、パソコン保管は漏えいリスクが高いといえます。

  当事務所の取組は、会社様に安心してお預けいただくためにクラウド保管を選択しており、「利用」「提供」の場面では、漏洩リスクが劇的に減少する「電子申請」を選択しております。                                        当事務所の取組はこちらをクリックしてください。